Waarom aanbestedingen bijna altijd mislukken
Probleem stelling
Het doel van de aanbesteding is om alle leverancier de zelfde kansen te geven. Iedereen krijgt dezelfde informatie en eisen. Bron: overheid.
Natuurlijk is de bedoeling dat de aanbesteding oplevert een contract waarmee de leverancier wordt gekozen die aan alle eisen voldoet en toch een marktconforme prijs heeft. In de praktijk is dit meestal de laagste prijs.
Helaas is mijn ervaring dat dit niet een win-win situatie oplevert, maar juist dat beide partijen verliezen.
Hoe komt dat
De leveranciers die overblijven voldoen allemaal aan de eisen en er zit, op het oog, weinig verschil in de verwachting van de kwaliteit die het eindproduct gaat worden. Helaas is een calculatie van een aanbesteding niet eenvoudig, omdat meestal het project iets nieuws is, wat nog nooit gedaan is. De kwaliteitsverschillen zijn dus nihil, iedereen voldoet aan de eisen en daarmee blijft alleen nog de prijs over om de uiteindelijke keuze te maken. Daar gaat het fout, omdat de leverancier wint die een fout in de calculatie heeft gemaakt. Niet de levernacier die meer werk verwacht, maar juist de leverancier die het werk onderschap of iets niet gezien heeft. Bij de uitvoering van het project komt de leverancier of de klant tot de ontdekking dat er een fout is gemaakt en moet dit door de leverancier, zonder extra inkomsten, worden opgelost. Wat natuurlijk een verlies is en resulteert in het zoeken naar alternatieven.
Vergelijk met het kiezen van een auto
Stel je gaat het zelfde proces toepassen op het maken van een keuze van een auto. Als klant begin je met het opstellen van je eisen en ewensen. Waarschijnlijk probeer je minstens specificeren waar je met de huidige auto tevreden overbent en probee vernieuwing toe te passen.
Stel je hebt nu al 10 jaar een Opel Corsa, maar je wilt niet automatisch dezelfde auto, maar wil je een “eerlijke” vergelijk maken met alle auto’s.
Je eisen zullen zijn:
- 4 personen kunnen vervoeren
- zuinig in verbruik, met een zeer beperkte milieubelastende uitstoot
- Redelijk bagage ruimte
- trekhaak
- goedkoop in onderhoud
Diverse verschillende merken komen nu in beeld, denk aan een Tesla, nieuwste Opel die elektrisch is. Maar ook vallen een aantal auto’s af omdat je toevallig een trekhaak op je lijst van eisen staat. De verwachting is eigenlijk wel dat het een “mooie” snelle auto wordt, die ook nog eens heel proaktisch is zodat je er zelfs zand mee kan vervoeren. Ook op slecht wegdek zou de auto comfertabel moeten zijn. Al snel is de verwachting vele malen groter dan je eisen laten zien, maar ook de kwaliteit is impliciet heel hoog.
Tot je verbazing komt er een hele goedkope auto in de aanbieding, die aan alle verwachting voldoet. Stel dat je door een regel verplicht bent om deze te nemen omdat de prijs heel gunstig is, krijg je dan wat je verwacht?
In de echte wereld van het kopenvan auto’s zou je toch al direct gaan navragen of zelfs per definitei in een prijsklasse gaan zitten warbij je een bepaalde kwaliteit verwacht. In het voorbeeld van de Opel corsa neem je alleen aanbiedingen van 20.000 tot 30.000 serieus. De Dacia, Lada, Fiat vallen dna alleen af.
Maar nu terug naar de aanbieding die je eigenlijk zou moeten nemen. Het blijkt geen nieuwe auto te zijn, maar wel elektrisch. Het is namelijk een omgebouwde Citroën CV4. Daarin is een elektro motor ingezet. Hij kost wel 10.000, maar is reletief snel. De trekhaak zat er al onder. De bagageruimte is zeker toereikend en bovenal hij rijdt heel conformtabel, zelfs op een slecht wegdekt. Bijkomend voordeel is ook dat deze auto best stil is.
Iedereen begrijpt dat als je eenmaal deze auto hebt je ontvreden bent en wel gaat proberen onder de koop uit te komen. 10.000 is nu eigenlijk veel te duur voor wat je krijgt.